Un data room ordenado debe cubrir cinco bloques: título y cargas, situación física-urbanística, explotación/arrendamientos, fiscalidad y cierre notarial. Punto de partida sugerido:

• Escritura de propiedad y última nota simple actualizada (titularidad, cargas, afecciones).
• Referencia catastral, certificación/consulta catastral y recibos IBI últimos 4 años.
• Certificado de Eficiencia Energética (CEE) vigente y etiqueta.
• Licencias: primera ocupación, actividad/ambiental —según activo— y certificados PCI.
• Estado arrendaticio: contratos, anexos, prórrogas, rent roll y depósitos/fianzas.
• Libro del Edificio/as built, manuales O&M y actas de mantenimiento crítico (PCI, BMS, ascensores).
• Situación de cargas: hipoteca y certificados para cancelación (si procede).
• Plan de impuestos: IVA/ITP-AJD, plusvalía municipal, renuncia/ISP y modelos de cálculo.
• Identidad y poderes: KYC, titularidad real y legitimaciones para firma notarial.

Regla práctica: todo lo que afecte a uso, cobro de rentas, costes operativos, impuestos o transmisibilidad debe estar en el data room y concordar entre Registro, Catastro y realidad física.

Propiedad y cargas

Aporte la escritura de adquisición y la nota simple reciente. Identifique hipotecas, servidumbres, afecciones fiscales o condiciones resolutorias. Si existen, planifique cancelación o subrogación y deje preparados certificados de deuda cero y cartas de pago.

Catastro y realidad física

Incluya certificación catastral descriptiva y gráfica, planos as built y mediciones. Señale diferencias superficie/uso entre Registro, Catastro y realidad y, si son relevantes, protocolo de regularización (declaración de obra nueva/antigua, excesos de cabida).

Comunidad y servidumbres

En régimen de propiedad horizontal: certificado de estar al corriente de gastos y estatutos. Documente servidumbres de paso, medianerías o derechos de superficie, con trazabilidad contractual.

El comprador valorará riesgo de planeamiento y CAPEX técnico. Minimice incertidumbre con evidencias sólidas:

• Licencia de primera ocupación/habitabilidad u acto equivalente y licencias de actividad/ambientales vigentes.
• Certificado de Eficiencia Energética conforme a normativa aplicable y, si existe, auditoría energética.
• Libro del Edificio, proyecto y fin de obra, as built, pruebas de estanqueidad, cálculo de estructuras y manuales O&M.
• Actas e informes: mantenimiento PCI, elevación, climatización, baja tensión/AT, y última ITE/IEE si resulta exigible.
• Urbanismo: consulta/certificado urbanístico municipal, compatibilidad de uso, afecciones y cargas urbanísticas.
• Medioambiente: declaraciones de suelo potencialmente contaminado (si aplica) y evidencias de gestión de residuos industriales.

Para plataformas logísticas, priorice documentación de replanteo, cargas de pavimento, altura libre, rociadores, docks y certificaciones BREEAM/LEED si existen.

Si el activo está arrendado o se estructura un Sale & Leaseback, la trazabilidad contractual es clave para el precio y el yield:

• Contratos íntegros con anexos, cesiones, novaciones y prórrogas; evidencia de firma y fecha.
• Rent roll alineado con contabilidad: rentas base, escalados, CPI, carencias, incentivos, garantías y vencimientos.
• Fianzas/depósitos: importes, custodio y soporte de ingreso; avales u otras garantías.
• Repercusiones y OPEX: matriz de gastos comunes/seguros/IBI, consumos y contratos de suministros.
• Situaciones especiales: derechos de tanteo/retracto, opciones de compra, paso de instalaciones, fit-outs.

En Sale & Leaseback, anticipe borrador de contrato de arrendamiento objetivo (plazo, triple net, CAPEX, mantenimiento, seguros) para diligenciar aprobaciones internas y credit memo del inversor.

Defina el tratamiento fiscal desde el inicio para evitar fricciones en firma:

• IVA vs ITP/AJD: naturaleza de la entrega (primera/segunda), posible renuncia a la exención y, en su caso, inversión del sujeto pasivo.
• IIVTNU (plusvalía municipal): método de cálculo aplicable y comprobante de valores/coeficientes.
• Valor de referencia catastral: contraste frente a precio para efectos tributarios donde proceda.
• Medios de pago y justificación de fondos; calendario de pagos con retenciones si aplica.
• Identificación: escrituras/poderes vigentes, certificados de titularidad real y documentación KYC/prevención blanqueo.

Prepare minuta notarial, certificados de estar al corriente de IBI, tasas y, si hay cargas, documentación de cancelación para coordinar asientos registrales tras la firma.

Las exigencias varían si se transmite el activo (asset deal) o las participaciones de la sociedad (share deal). Resumen operativo:

• Real Decreto 390/2021 (procedimiento básico del CEE)
• Sede Electrónica del Catastro
• Colegio de Registradores: Nota simple
• Consejo General del Notariado: Escritura pública
• AEAT: IVA en entregas de bienes inmuebles